Từ đầu năm 2020, với sự xuất hiện của đại dịch Covid-19 làm thay đổi căn bản các hoạt động của xã hội nói chung và các hoạt động Đoàn - Hội nói riêng. Những khó khăn về khoảng cách địa lý và sự hạn chế về năng lực số của sinh viên đã từng là một trở ngại lớn đối với các hoạt động Đoàn - Hội không chỉ riêng của Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh (UEH). Với sứ mệnh là một tổ chức đồng hành và phát triển cùng sinh viên, thực hiện cụ thể hóa mục tiêu chuyển đổi số của Đảng ủy UEH và Thành Đoàn TP Hồ Chí Minh chỉ đạo, cùng sự quan tâm, định hướng cụ thể, tạo điều kiện của Đảng ủy - Ban Giám Hiệu UEH, Đoàn Thanh niên - Hội Sinh viên UEH đã xây dựng và thực hiện thành công “Giải pháp ứng dụng công nghệ số trong điều hành các hoạt động của Đoàn”.

Giải pháp ứng dụng công nghệ số trong điều hành các hoạt động của Đoàn là sự phát triển từ những nền tảng, giá trị lâu dài của Đoàn - Hội UEH. Năm 2011, Đoàn UEH vinh dự được công nhận giải thưởng Hồ Hảo Hớn với công trình “Hệ thống quản lý, theo dõi, đánh giá đoàn viên, hội viên bằng mã vạch trên thẻ sinh viên”. Nhận thấy được những hiệu quả nổi bật của việc ứng dụng công nghệ số vào vận hành các hoạt động của Đoàn, giúp cho các hoạt động của Đoàn trở nên chuyên nghiệp, năng suất và bài bản hơn. Từ đó, Đoàn UEH tiếp tục khai thác thêm nhiều khía cạnh mới mẻ hơn như ứng dụng Microsoft Teams, Gather Town… và khai thác hiệu quả các chức năng của website, landing page… với mong muốn tối đa hóa nguồn lực và tạo sự đa dạng, trẻ trung, mới mẻ của các hoạt động Đoàn, đặc biệt là dành cho đối tượng là sinh viên GenZ.

Giải pháp được xây dựng trên hai nhóm nội dung chính:

- Ứng dụng các nền tảng công nghệ vào công tác vận hành, quản lý các hoạt động Đoàn - Hội (Văn phòng điện tử UEH Youth E-Office). Cụ thể Đoàn - Hội trường đã khai thác các công cụ Power Automate và Microsoft For với hệ thống tiếp nhận và phê duyệt các văn bản; công cụ Task By Planner and To Do nhằm xây dựng quy trình giao việc và quản lý công việc của các Ban Chuyên môn và Đoàn - Hội cơ sở; công cụ Booking Room Pro tại E-Office giúp Công tác quản lý và đăng ký sử dụng phòng học, phòng Hội nghị và Hội trường được thực hiện dễ dàng, giảm bớt các thủ tục giấy tờ không cần thiết; ứng dụng Microsoft Teams Calendar, chức năng thiết lập và đăng ký lịch tuần hoạt động Đoàn - Hội đã giúp các hoạt động Đoàn - Hội được hiển thị rõ ràng, hợp lý hơn.

Ngoài ra, Không gian làm việc, tổ chức hoạt động trên các nền tảng ứng dụng Metaverse mở ra những lối đi mới mẻ cho hoạt động Đoàn - Hội tại UEH với 2 nhóm hoạt động trọng tâm: không gian Tư vấn - Hỗ trợ sinh viên và không gian tổ chức hoạt động giải trí, nghệ thuật với quy mô lớn.

- Ứng dụng công nghệ xây dựng quy trình bán tự động cho sinh viên tham gia hoạt động (Cổng giao dịch điện tử UEH; App UEH Student).

Góc nhìn mới mẻ từ “Giải pháp ứng dụng công nghệ số trong điều hành các hoạt động của Đoàn”

Giải pháp ứng dụng công nghệ số trong điều hành các hoạt động của Đoàn được xây dựng và triển khai thực hiện một cách có đầu tư, hệ thống và xác lập các lộ trình vận hành cụ thể. Giải pháp đã đem đến:

Tính mới so với chính nội tại Đoàn - Hội UEH: Giải pháp tạo ra những bức phá mới mẻ của tuổi trẻ UEH trong giai đoạn 2020 - 2025. Bởi lẽ, từ những năm 2011, Đoàn UEH được công nhận giải thưởng Hồ Hảo Hớn về công trình “Hệ thống quản lý, theo dõi, đánh giá đoàn viên, hội viên bằng mã vạch trên thẻ sinh viên”, hay nói cách khác Đoàn Hội UEH đã quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin từ khá sớm, tuy nhiên, từ 2011 đến 2020, mức độ ứng dụng và áp dụng vẫn luôn được duy trì chứ chưa thực sự tạo điểm nhấn và có sự bứt phá. Giải pháp này đã đổi mới hàng loạt các nội dung về ứng dụng kỹ năng số, các công cụ kỹ thuật số đã tháo gỡ và góp phần tạo nên những hiệu quả nhất định cho hoạt động của Đoàn - Hội tại UEH. Hay nói một cách khác, giải pháp đã hoàn thành sứ mệnh tạo sự mới mẻ trong chính nội tại của Đoàn - Hội UEH.

Tính mới so với các hoạt động công tác Đoàn - Hội và phong trào sinh viên của các đơn vị: Đề án được thực hiện từ giai đoạn 2020 đến 2023 đã đạt được những kết quả cụ thể, và tiếp tục được nâng cấp đến giai đoạn 2025. Trong bối cảnh này, vượt qua những rào cản và khó khăn của dịch bệnh, lần đầu tiên một trường Đại học tại thành phố Hồ Chí Minh ứng dụng thành công không gian ảo Metaverse vào tổ chức các chương trình, hoạt động sinh viên. UEH Youth E-Office đã giúp cho việc quản lý vận hành tại Đoàn - Hội UEH trở nên khoa học, bài bản và hiệu quả. Ngoài ra, để đảm bảo cơ chế thông tin đến với sinh viên nhanh và chính xác nhất, Đoàn - Hội UEH đã triển khai quản lý sinh viên thông qua App UEH Student, một trong những điểm mới nổi bật của App UEH Student là sự tích hợp thông minh với sự tương tác đa chiều của Đoàn - Hội và sinh viên thông qua các ứng dụng hỗ trợ sinh viên đảm bảo tính nhanh và độ bảo mật thông tin tuyệt đối.

Tính mới so với Sinh viên - nhân tố thụ hưởng trực tiếp: Trong bối cảnh nền kinh tế số, cách mạng công nghiệp 4.0, sinh viên UEH luôn có tính nhạy bén và có mức độ sẵn lòng trải nghiệm đối với các nền tảng công nghệ. Bên cạnh nền tảng hạ tầng về công nghệ, Đoàn UEH hiểu và triển khai các chương trình, hoạt động trên cơ sở đó nhằm nâng tạo điều kiện để các bạn được tiếp cận và nâng cao năng lực, kỹ năng số thông qua nhiều hình thức khác nhau.

Đoàn - Hội UEH bước đầu gặt hái được thành quả trong việc tiên phong ứng dụng chuyển đổi số trong các hoạt động của Đoàn - Hội

Bằng sự quyết tâm của Đội ngũ Cán bộ Đoàn - Hội UEH, tới nay quá trình Chuyển đổi số đang diễn ra vượt tiến độ đề ra và dần gặt hái được những thành quả nổi bật. Từ đó cho thấy rõ tính khả thi và hiệu quả của “Giải pháp ứng dụng công nghệ số trong điều hành các hoạt động của Đoàn”

Việc triển khai, vận hành “Giải pháp ứng dụng công nghệ số trong điều hành các hoạt động của Đoàn” đã giúp Đoàn UEH vận hành các công tác một cách tốt hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn tại đơn vị của mình. Đồng thời đảm bảo thực hiện đúng theo tinh thần của UEH trong việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ số vào trong công tác và hướng đến trường học không rác. Thực hiện tinh gọn quy trình giúp tiết kiệm thời gian và công sức, giảm thiểu tối đa việc in ấn văn bản, giấy tờ không cần thiết.

Trong năm 2022, Đoàn trường đã tiến hành tập huấn cho 4 đơn vị ngoài UEH về việc triển khai xây dựng và vận hành Văn phòng điện tử, báo cáo về mô hình trên trong Hội nghị tổng kết Công tác Đoàn và Phong trào Thanh niên Thành phố năm 2022 để giới thiệu và lan tỏa tới các Đoàn trường. Trong năm 2023, với Chủ đề năm: Năm chuyển đổi số các hoạt động của Đoàn, Đoàn UEH sẽ tiếp tục xây dựng và bổ sung “Giải pháp ứng dụng công nghệ số trong điều hành các hoạt động của Đoàn” nhằm hoàn thiện và sớm về đích trong quá trình Chuyển đổi số các hoạt động Đoàn - Hội tại UEH trong giai đoạn 2020 - 2025, đồng thời tăng cường lan tỏa đến các cơ sở Đoàn trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh. 

Một số hình ảnh của  “Giải pháp ứng dụng công nghệ số trong điều hành các hoạt động của Đoàn”: 

Tin, ảnh: Đoàn Hội UEH