Chúng ta sẽ cùng theo dõi năm bước chính để lập kế hoạch hiệu quả trong bài viết dưới đây nhé!

Bước 1: Xác định mục tiêu

Bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất chính là xác định mục tiêu cho năm học. Bạn nên xác định rõ ràng những mục tiêu mà bạn muốn đạt được vì chúng được xem là “kim chỉ nam”, là trọng tâm mà những kế hoạch của chúng ta hướng đến. Đây nên là những mục tiêu mang tính bao quát cao để định hướng cho những mục tiêu nhỏ và cụ thể hơn. Bạn cũng nên xác định rõ ràng các mục tiêu cho từng lĩnh vực trong cuộc sống như học tập, nghề nghiệp, sức khỏe, tài chính, gia đình và các mối quan hệ,...

Xác định mục tiêu là bước đệm quan trọng cho việc lập kế hoạch

Mỗi người có thể xác định những mục tiêu riêng sao cho phù hợp với năng lực, sở thích và thời gian của bản thân. Tuy nhiên, một lời khuyên dành cho các bạn là không nên đặt ra quá nhiều mục tiêu cùng một lúc và vượt quá năng lực cho phép vì điều này có thể dẫn tới mức độ căng thẳng cao và dễ gây chán nản nếu các mục tiêu không thành công như kỳ vọng.

Bước 2: Xác định những việc cần làm

Sau khi đã xác định mục tiêu, chúng ta cần xác định những việc cần làm để đạt được mục tiêu đó. Ở bước này, chúng ta sẽ đặt ra những câu hỏi như “ Cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó ?”, “ Liệu những việc này có hướng đến mục tiêu hay không ?”. Mục đích của việc này là nhằm giúp chúng ta có sự hình dung sơ bộ về những công việc hướng đến mục tiêu đã xác định, từ đó chúng ta có sự tập trung hơn và không bị xao lãng vào những công việc khác.

Xác định những việc cần làm giúp chúng ta có có thể lên những kế hoạch cụ thể phù hợp

Ví dụ nếu bạn xác định mục tiêu đạt được học bổng trong học kì thì bạn xác định sẽ làm gì? Bạn sẽ học tập chăm chỉ hơn, tham gia các buổi học đầy đủ, chú ý nghe giảng trong lớp, dành nhiều thời gian để ôn bài hơn và từ chối những buổi đi chơi, tiệc tùng nhiều hơn vì cho rằng những điều đó không giúp bạn đạt được mục tiêu. Những công việc cần làm là nền tảng quan trọng để chúng ta có thể lên những kế hoạch cụ thể hơn ở bước sau. Do đó, dù có thể chưa thực sự hiểu hoặc chắc chắn về những công việc cần làm thì các bạn cũng nên có sự hình dung ban đầu về nó nhé.

Bước 3: Lên kế hoạch cụ thể

Đây được xem là bước trọng tâm trong quá trình lập kế hoạch. Sau khi đã xác định mục tiêu và những việc cần làm để đạt được mục tiêu, chúng ta cần có những kế hoạch cụ thể hơn cho mỗi công việc. Lên kế hoạch là việc chúng ta xác định cụ thể, chi tiết các hoạt động, thời gian, địa điểm, thời lượng, quy trình, phương thức để thực hiện mỗi công việc đã đưa ra. Những kế hoạch ở bước này cần thật rõ ràng, cụ thể, không nên chung chung và mơ hồ.

                   Cần có những kế hoạch cụ thể để dễ dàng quản lý và thực hiện công việc

Giả sử khi đặt mục tiêu là đạt học bổng, bạn sẽ đưa ra những kế hoạch cụ thể hơn để thực hiện mục tiêu của mình như: không bỏ buổi học nào trên lớp, dành 1 tiếng mỗi ngày để đọc sách các môn học, dành 1 tiếng mỗi ngày để giải đề thi, xem lại bài cũ 30 phút sau giờ học,..

Bước 4: Sắp xếp thứ tự công việc

 Ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được sáng tạo bởi vị Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower. Theo đó, công việc thường được chia ra làm 4 loại chính và chúng ta nên phân chia các loại công việc theo tỉ lệ cũng như ưu tiên thực hiện các công việc theo thứ tự như sau: công việc quan trọng và khẩn cấp chiếm từ 15% - 20%, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp chiếm từ 60% - 65%, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp chiếm từ 10% - 15% và công việc không quan trọng và không khẩn cấp chỉ nên chiếm dưới 5%. Việc phân loại và sắp xếp công việc theo tỉ lệ và thứ tự ưu tiên như vậy sẽ giúp chúng ta dễ dàng kiểm soát thời gian và giảm bớt áp lực do quá nhiều công việc dồn đến cùng lúc, đồng thời tránh mất thời gian vào những việc vô ích và không giúp chúng ta đạt được mục tiêu.

Ma trận quản lý thời gian 4 cấp độ Eisenhower

Chẳng hạn với mục tiêu đạt được học bổng trong học kỳ này thì bạn nên dành khoảng 15% - 20%  thời gian cho các công việc quan trọng, khẩn cấp và phải ưu tiên làm ngay như nộp bài luận, làm bài tập về nhà,.. và 60% - 65% thời gian cho các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp phải kiên định làm từng ngày như chuẩn bị cho bài thuyết trình, đọc sách các môn học, ôn bài, chuẩn bị cho bài kiểm tra,... Bạn chỉ nên dành một khoảng thời gian nhỏ khoảng 10% - 15% cho các công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp như trả lời email, cuộc hẹn với nhóm,.... và nhiều nhất khoảng 5% thời gian cho các công việc không quan trọng và cũng không khẩn cấp như xem phim, lướt Facebook,...

Bước 5: Theo dõi và đánh giá việc thực hiện kế hoạch

Theo dõi và đánh giá việc thực hiện kế hoạch tuy là bước cuối cùng nhưng lại là bước rất quan trọng quyết định liệu mục tiêu của bạn có thể thực hiện hay không. Bạn có thể lập ra những kế hoạch thật tuyệt vời và hoàn hảo nhưng nếu không thường xuyên nhắc nhở, đôn đốc bản thân thực hiện nghiêm túc thì kế hoạch đó cũng chỉ là những dòng chữ trên giấy. Do đó, hãy thường xuyên kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch để luôn nhắc nhở bản thân về mục tiêu của mình. Sau đây là một số tip nhỏ các bạn có thể sử dụng để theo dõi và đánh giá việc thực hiện kế hoạch của mình:

1. Đánh dấu những công việc khi đã hoàn thành.
2. Xem lại kế hoạch vào mỗi buổi sáng khi vừa thức dậy để tự nhắc nhở bản thân về những việc cần làm trong ngày.
3. Đừng quá dễ dãi với bản thân: Hãy đưa ra những phần thưởng và hình phạt cho chính mình nếu hoàn thành hoặc không hoàn thành công việc theo kế hoạch đã đề ra.
4. Chỉ nên chỉnh sửa kế hoạch khi thật sự cần thiết và trong trường hợp bất khả kháng, không được tuỳ tiện thay đổi kế hoạch khi không cần thiết và cấp bách vì điều đó sẽ khiến bạn có thói quen trì hoãn và không tôn trọng kế hoạch của bản thân
5. Nên sắp xếp thời gian cân bằng giữa việc thực hiện kế hoạch và nghỉ ngơi hợp lý. Có thể sử dụng các phương pháp quản lý thời gian như phương pháp Pomodoro để đạt được hiệu quả và năng suất làm việc tốt nhất.
6. Hãy dành thời gian để xem lại và đánh giá việc thực hiện kế hoạch của bản thân sau mỗi tuần, mỗi tháng để nhận ra các ưu nhược điểm của bản thân, rút kinh nghiệm và tìm giải pháp thay đổi việc lập kế hoạch cho phù hợp hơn.

Theo dõi và đánh giá việc thực hiện kế hoạch sẽ giúp chúng ta biết được tiến độ của bản thân và thường xuyên nhắc nhở bản thân về kế hoạch của mình

Rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý công việc và cuộc sống của chính mình cũng như chinh phục được mục tiêu đã đề ra. Hy vọng những thông tin được DSA chia sẻ trong bài viết sẽ giúp các bạn sinh viên học tập và rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch tốt hơn để có một năm học mới thật bứt phá và ngày càng tiến gần hơn đến những mục tiêu của bản thân.

Tài liệu tham khảo

https://edu2review.com/reviews/ky-nang-lap-ke-hoach-chia-khoa-giup-ban-lam-viec-hieu-qua-10424.html

https://vannguyen.edu.vn/ma-tran-eisenhower-quan-ly-thoi-gian-theo-tinh-chat-cong-viec/

https://zingnews.vn/lam-viec-nang-suat-hon-voi-ma-tran-eisenhower-post1260375.html

                                                                  Tin, ảnh: Phòng Chăm sóc và hỗ trợ người học