Viết email trong môi trường đại học tưởng chừng là một kỹ năng đơn giản, nhưng thực tế lại đòi hỏi nhiều hơn thế. Khác với email cá nhân có thể linh hoạt và thân mật, email gửi đến giảng viên, phòng ban hoặc các tổ chức cần có sự chuẩn xác về ngữ pháp, ngôn ngữ lịch sự, cùng cách trình bày mạch lạc để tránh gây hiểu lầm hoặc tạo ấn tượng không mong muốn. Đây cũng chính là lý do vì sao việc trang bị kiến thức và kỹ năng viết email học thuật bằng tiếng Anh là một nội dung thiết yếu trong hành trình phát triển năng lực học tập và giao tiếp chuyên nghiệp của sinh viên. Thấu hiểu những trăn trở đó, Ban Chăm sóc người học (DSA) đã phối hợp với Khoa Ngoại ngữ (UEH CELG) để tổ chức buổi tọa đàm ngôn ngữ trực tuyến với chủ đề “Effective use of English at university: Essential notes on emails communication and beyond”. Chương trình vinh dự có sự tham gia của diễn giả Tôn Nữ Tùy Anh, một tiến sĩ có nhiều kinh nghiệm trong việc giảng dạy các kỹ năng viết tiếng Anh tại UEH.

Tầm quan trọng của việc sử dụng email trong bối cảnh Đại học

Thông qua phần trình bày mở đầu, diễn giả đã giới thiệu những phát hiện nghiên cứu nổi bật xoay quanh khó khăn mà người học – đặc biệt là sinh viên sử dụng tiếng Anh như ngôn ngữ thứ hai, thường gặp phải khi viết email: từ việc sử dụng cấu trúc yêu cầu quá trực tiếp, thiếu từ giảm nhẹ, cho đến cách thể hiện quá tập trung vào nhu cầu cá nhân. Các ví dụ thực tế của diễn giả cho thấy rằng, chỉ một từ xưng hô sai, một lời đề nghị không đủ tinh tế cũng có thể khiến người nhận hiểu sai về thái độ và mục đích của người viết.

Diễn giả đã chia sẻ một tình huống thực tế và đặt ra câu hỏi cho người học suy ngẫm

Không chỉ dừng lại ở lý thuyết, chương trình còn tạo điều kiện để người tham dự chủ động thực hành phân tích và cải thiện email thông qua các bài tập tình huống cụ thể. Từ những đoạn email xin gia hạn bài tập hay vắng mặt trong bài thi, sinh viên được mời đánh giá mức độ hiệu quả về mặt ngôn ngữ và chiến lược diễn ngôn. Sau đó, các phiên bản được chỉnh sửa theo hướng chuyên nghiệp hơn, với lời chào phù hợp, lý do rõ ràng, lời xin lỗi chân thành và từ ngữ mềm mại đã giúp người học thấy rõ sự khác biệt giữa một email “giao tiếp bình thường” và một email “giao tiếp học thuật thành công”. Bên cạnh đó, bài quiz ngắn về sử dụng ngôn ngữ trong email cũng giúp người học ôn lại các chiến lược sử dụng cấu trúc gián tiếp như “Could you possibly…”, “I was wondering if…” thay vì chỉ dựa vào “Please” vốn là lỗi thường gặp.

Các bài tập nhỏ được lồng ghép vào để giúp người học tự cải thiện khả năng viết email của bản thân hơn

Song song với hoạt động thực hành, các khảo sát trước và sau chương trình được tổ chức nhằm ghi nhận sự thay đổi trong nhận thức của người học. Kết quả từ khảo sát cho thấy, trước chương trình, phần lớn sinh viên thừa nhận chưa từng được học một cách bài bản về cách viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh, và thường cảm thấy bối rối khi viết thư cho giảng viên. Tuy nhiên, sau buổi tọa đàm, nhiều người tham dự cho biết họ đã nắm rõ hơn về các chiến lược ngôn ngữ, biết cách nhận diện một email phù hợp với bối cảnh học thuật, cũng như hiểu được vì sao yếu tố ngữ cảnh cũng đóng vai trò quan trọng không kém gì ngữ pháp hay từ vựng. 

Diễn ra theo hình thức trực tuyến, người học đã tích cực và cùng nhau chia sẻ những khó khăn mà mình từng gặp phải khi viết email học thuật bằng tiếng Anh. Sự thân thiện và truyền cảm hứng từ diễn giả đã giúp tạo ra một môi trường học tập an toàn, nơi mọi người không ngần ngại đặt câu hỏi, tương tác qua phần chat hay tham gia trả lời quiz để cùng học hỏi và cải thiện.

Buổi tọa đàm thu hút sự tham gia sôi nổi của đông đảo sinh viên UEH đến từ nhiều khoa, viện khác nhau.

Nằm trong đề án Công viên tiếng Anh, các buổi tọa đàm ngôn ngữ được tổ chức định kỳ nhằm mang đến những phương pháp học tập mới mẻ, thiết thực, giúp người học và viên chức UEH từng bước cảm thấy hứng thú với việc học tiếng Anh, từ đó tạo thói quen và kích thích sự ham học hỏi, góp phần khẳng định giá trị bản thân trong môi trường hội nhập năng động. Không chỉ là nơi rèn luyện kỹ năng ngôn ngữ, English Zone còn là một “điểm hẹn” giúp sinh viên khơi dậy cảm hứng học tập, mở rộng góc nhìn và tăng cường sự tự tin trong giao tiếp bằng tiếng Anh – cả trong và ngoài giảng đường.

Để đăng ký và tham gia các chương trình sắp tới, hãy tương tác và theo dõi fanpage UEH English Zone để cập nhật những thông tin mới nhất.

Trụ cột: Đào tạo

Tin, ảnh: Ban Chăm sóc người học (DSA)