UEH tiên phong chuyển đổi số, chăm sóc, hỗ trợ tối đa nhu cầu người học
18 tháng 01 năm 2023
Tiên phong trên hành trình chuyển đổi số, Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh (UEH) đã không ngừng khai thác, ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý, vận hành nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo các nhu cầu của người học được giải quyết một cách tối ưu nhất. Cụ thể, trong năm 2022, UEH đã vận hành các hệ thống thi trực tuyến, triển khai dịch vụ hồ sơ điện tử có xác thực, Cấp chứng chỉ/chứng nhận khóa học ngắn hạn điện tử, Tích hợp hệ thống quản lý, chăm sóc người học/đối tác, kho tri thức trên hệ thống CRM và ra mắt trang giao dịch bán hàng trực tuyến vì cộng đồng.
Hệ thống thi trực tuyến
Kể từ tháng 10/2022, hình thức thi trực tuyến (online) đã trở thành hình thức chủ yếu trong hoạt động khảo thí tại UEH. Các công tác tổ chức thi, kiểm tra đánh giá kết quả học tập của thí sinh, người học ở các bậc, hệ (như yêu cầu kỹ thuật về thiết bị làm bài, thiết bị giám sát, quy định bố trí không gian thi, quy trình ra đề, quy định làm bài thi…) được xây dựng và trình bày chi tiết trong Quy định tổ chức theo hình thức thi trực tuyến tại UEH nhằm đảm bảo tính hiệu quả và đồng bộ, đánh giá công bằng, chất lượng trong công tác đào tạo của Nhà trường [https://huongdanthi.ueh.edu.vn/]. Đây là trang thi trực tuyến chính thức của UEH với các đường link tương ứng các ca thi, hướng dẫn cụ thể cách thức dự thi và các yêu cầu nhằm đảm bảo tính nghiêm túc của kỳ thi.
Nhằm đảo bảo quyền lợi của thí sinh tham dự thi trực tuyến, Nhà trường luôn có đội ngũ túc trực để giải quyết những sự cố mà thí sinh gặp phải. Đặc biệt, trong trường hợp thí sinh không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật để thi trực tuyến có thể đăng ký thi tại trường ở link dangkythi.ueh.edu.vn.
Dịch vụ hồ sơ điện tử có xác thực
Trong thời gian qua, hàng ngày UEH tiếp nhận từ 50 - 200 đơn đăng ký cấp các giấy tờ, hồ sơ để phục vụ cho mục đích cá nhân trên Cổng giao dịch điện tử https://es.ueh.edu.vn/. Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của người học và cựu sinh viên, UEH đã ứng dụng công nghệ số và cung cấp dịch vụ hồ sơ điện tử có xác thực thông qua hệ thống Portal sinh viên của Trường. Theo đó, người dùng chỉ cần truy cập vào tài khoản cá nhân để tự in hồ sơ hoặc gửi email trực tiếp đến địa chỉ cá nhân/đơn vị một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm được thời gian và chi phí so với yêu cầu dịch vụ có đóng dấu xác nhận như trước đây. Các cá nhân, đơn vị khi sử dụng các hồ sơ điện tử có xác thực của UEH có thể tra cứu và xác thực thông tin trên trang https://student.ueh.edu.vn/e-confirm.
Dịch vụ hồ sơ điện tử có xác thực của UEH
UEH triển khai dịch vụ hồ sơ điện tử có xác thực với các loại giấy tờ, như: Giấy xác nhận người học các bậc/hệ để bổ túc hồ sơ cá nhân; Giấy xác nhận người học hoàn thành chương trình đào tạo; Giấy xác nhận người học đang trả nợ học phần; Bảng điểm học tập các Khóa/hệ bằng Tiếng Việt/Tiếng Anh; Giấy giới thiệu người học thực tập - Khảo sát thu thập dữ liệu; Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời; Bảng điểm rèn luyện sinh viên song ngữ; Giấy xác nhận học bổng sinh viên song ngữ. Ngoài ra, trong thời gian tới tùy theo nhu cầu của người học, UEH sẽ theo dõi và bổ sung thêm nhiều sản phẩm khác liên quan nhiều đến quá trình học tập, rèn luyện tại trường.
Cấp chứng chỉ/chứng nhận điện tử các khóa ngắn hạn
Nhằm tạo sự thuận tiện cho người học, cựu sinh viên, cựu học viên trong việc nhận Chứng chỉ/Giấy chứng nhận điện tử UEH các khóa đào tạo ngắn hạn một cách nhanh chóng; đồng thời giúp các đơn vị, cá nhân tra cứu trực tuyến và xác minh các Chứng chỉ/Giấy chứng nhận do UEH cấp, Nhà trường đã ứng dụng công nghệ số và chính thức triển khai cấp Chứng chỉ/Giấy chứng nhận điện tử UEH các khóa đào tạo ngắn hạn từ tháng 11/2022. Việc này giúp đảm bảo sự thống nhất, hiệu quả trong công tác quản lý, lưu trữ các Chứng chỉ/Giấy chứng nhận điện tử các khóa đào tạo ngắn hạn do UEH cấp.
UEH triển khai cấp Chứng chỉ/Giấy chứng nhận điện tử các khóa đào tạo ngắn hạn
Theo đó, các Chứng chỉ/Giấy chứng nhận điện tử UEH được cấp online miễn phí, người dùng chỉ cần truy cập vào trang web chungchinganhan.ueh.edu.vn, đăng nhập bằng mã học viên để tự tải Chứng chỉ/Giấy chứng nhận điện tử và gửi trực tiếp đến các cá nhân/đơn vị một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí. Khi nhận được Chứng chỉ/Giấy chứng nhận điện tử UEH, các cá nhân, đơn vị có thể dễ dàng kiểm tra tính xác thực trực tuyến.
Trong trường hợp có nhu cầu sử dụng bản giấy, người học, cựu sinh viên, cựu học viên có thể đề nghị và sẽ được cấp Bản sao từ sổ gốc (cấp không giới hạn và có tính phí). Đối với các khóa ngắn hạn dành cho sinh viên đại học chính quy, UEH cấp Giấy chứng nhận điện tử cho khóa học hoặc từng môn học tùy theo nội dung chương trình đào tạo và quy định hiện hành của UEH.
Tích hợp hệ thống quản lý, chăm sóc người học/đối tác, kho tri thức trên hệ thống CRM
Kho tri thức UEH [https://hotro.ueh.edu.vn/] được xây dựng như một nơi tập hợp và lưu trữ tất cả các thông tin hỗ trợ cần thiết liên quan đến quá trình học tập, sinh hoạt và nghiên cứu của các sinh viên, học viên tại UEH. Ví dụ như các thông tin giới thiệu tổng quan về UEH (sứ mệnh, thành tựu, văn hóa…); các cơ sở trực thuộc; đội ngũ viên chức; thông tin các bậc/hệ (Đại học chính quy, Vừa làm vừa học, Sau đại học…); thông tin về các dịch vụ thông minh tại UEH; thông tin của UEH - Phân hiệu Vĩnh Long;…
Tại đây, người học có thể tìm kiếm thông tin từ các cây thư mục dữ liệu được phân theo các loại hình đào tạo của UEH. Đặc biệt, dễ dàng tra cứu thông tin bằng cách nhập các từ khóa (keyword) ở mục tìm kiếm để lọc tìm thông tin phù hợp. Ngoài ra, Kho tri thức còn giới thiệu nhiều nội dung hữu ích như: Cổng thông tin, Chứng chỉ và Tài khoản hỗ trợ người học. Như vậy, người học tại UEH sẽ chủ động trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết một cách nhanh chóng trên môi trường mạng (internet).
Người học có thể tìm kiếm thông tin mà mình cần tại Kho tri thức UEH
Với việc số hóa các hoạt động của Nhà trường, Kho tri thức đã được kết nối trực tiếp với Hệ thống quản lý, chăm sóc và hỗ trợ đối tác/người học - CRM (Customer Relationship Management) của UEH. Do đó, người học có thể dùng tính năng “Quản lý yêu cầu” trên Kho tri thức để gửi các yêu cầu hỗ trợ/thắc mắc cho các đơn vị chức năng tại UEH, hệ thống sẽ tự động đưa thông tin vào CRM và chuyển cho các bộ phận chức năng phản hồi giải quyết cho người học theo thời gian cam kết thay vì phải trực tiếp tới các đơn vị chức năng để được hỗ trợ giải đáp thông tin như trước đây. Người học sẽ nhận được kết quả phản hồi từ UEH qua email cá nhân.
Hệ thống Quản lý, chăm sóc và hỗ trợ đối tác/người học CRM
UEH đã xây dựng và chính thức đưa vào vận hành Hệ thống quản lý, chăm sóc và hỗ trợ đối tác/người học CRM dành cho các đơn vị chức năng thuộc trường. Sự ra đời của CRM nhằm nâng cao chất lượng công tác hỗ trợ và chăm sóc người học, đồng hành, đảm bảo cho người học có trải nghiệm tốt nhất tại UEH.
Toàn bộ các kênh tiếp nhận thông tin của Nhà trường (Email, Điện thoại, Mạng xã hội, Kho tri thức UEH, Ứng dụng UEH student, trực tiếp tại văn phòng…) thông qua đầu mối tiếp nhận là Phòng Chăm sóc và hỗ trợ người học (DSA) được tích hợp vào hệ thống CRM. Người học, đối tác liên hệ khi có yêu cầu hỗ trợ, thắc mắc từ các kênh thông tin này sẽ tự động được tiếp nhận và phân công cho các đơn vị chức năng để xử lý. Với mỗi yêu cầu hỗ trợ của đối tác/người học, hệ thống sẽ mở ra một yêu cầu hỗ trợ (ticket). Toàn bộ quá trình tiếp nhận thông tin và xử lý yêu cầu sẽ có email thông báo cho người học, đối tác liên hệ để theo dõi. Hệ thống CRM kết nối trực tiếp với dữ liệu người học, người học tiềm năng, đối tác tạo thành 01 cơ sở dữ liệu chung trong toàn UEH. Lịch sử yêu cầu, hỗ trợ của đối tác/người học từ tất cả các kênh tiếp nhận được lưu trữ tập trung tạo thuận lợi trong giải quyết yêu cầu một cách tối ưu nhất.
Với những tiện ích trên hệ thống, đối tác/người học có thể hoàn toàn yên tâm vì các vấn đề thắc mắc sẽ luôn được tiếp nhận, xử lý và phản hồi một cách nhanh chóng, chính xác. Bên cạnh đó, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và lắng nghe ý kiến đóng góp cho hoạt động tại UEH, mỗi ticket trên hệ thống khi thực hiện xong sẽ có 01 bản khảo sát chất lượng dịch vụ để đối tác/ngưởi học liên hệ đánh giá và góp ý.
Trang giao dịch bán hàng trực tuyến vì cộng đồng
Năm 2022, UEH lần đầu tiên ra mắt trang giao dịch bán hàng trực tuyến UEH Community Shop với các sản phẩm phục vụ cho cộng đồng và vì cộng đồng. Tại đây, các UEHer có thể dễ dàng tìm kiếm các nguồn sách kinh tế hữu ích cũng như các sản phẩm sáng tạo, mang màu sắc thương hiệu của cộng đồng UEH. Đặc biệt, UEH Community Shop hoạt động với chủ trương bán hàng phi lợi nhuận, khoản chênh lệch thu chi sẽ được đóng góp vào Quỹ Giving to UEH nhằm tái đầu tư vào các hoạt động ươm mầm tài năng, đầu tư vươn tầm quốc tế, lan tỏa tri thức, và các dự án hành động bền vững của nhà trường.
UEH Community Shop cung cấp lên đến hàng trăm sản phẩm đa dạng và chất lượng, mang đậm chất thương hiệu của UEH
Tiên phong trên hành trình chuyển đổi số, hướng đến đại học thông minh và đáp ứng những yêu cầu đào tạo trong xu thế mới, UEH đang không ngừng nỗ lực để mang đến những sản phẩm chất lượng phục vụ cho công tác giáo dục và đào tạo tại Nhà trường. Song song đó là sự hỗ trợ hết mình và đồng hành cùng người học trong mọi hành trình để các bạn có thể tự tin tiếp thu kiến thức, tiếp cận xu hướng giáo dục hiện đại, trở thành những thế hệ công dân toàn cầu đủ năng lực cạnh tranh trên thị trường lao động tương lai.
Tin, ảnh: Phòng Marketing - Truyền thông, Phòng Chăm sóc và hỗ trợ người học, Phòng Công nghệ thông tin, Phòng Đào tạo thường xuyên
Chia sẻ